I localizzatori GPS, grazie alle coordinate geografiche, consentono di individuare la posizione e, quindi, gli spostamenti dei dipendenti che si muovono a bordo di un veicolo aziendale. Ma è sempre possibile installarne uno? Cosa dice la legge a proposito? I rapporti tra dipendente e datore di lavoro dovrebbero essere caratterizzati dalla massima trasparenza possibile, ma è pur vero che il rispetto della privacy ha la sua importanza. La legge, infatti, regola l’applicazione degli strumenti di controllo a distanza imponendo numerosi limiti e restrizioni, tali da tutelare la sfera privata di ciascun lavoratore. Basti pensare alla videosorveglianza tramite telecamere a circuito chiuso, che può essere utilizzata soltanto per fini organizzativi o per massimizzare la sicurezza degli ambienti di lavoro. Vige, invece, il totale divieto di disporre telecamere in un luogo di lavoro se l’obiettivo è tenere sotto controllo i dipendenti. Per quanto riguarda la geolocalizzazione dei veicoli aziendali il discorso è diverso, trattandosi di un argomento più complesso. Il quesito al quale vogliamo dare una risposta riguarda la possibilità o meno di utilizzare un dispositivo GPS su un’auto aziendale al solo scopo di tracciare gli spostamenti dei dipendenti. Si tratta di una pratica legale oppure no? Scopriamolo insieme.
Perché implementare la geolocalizzazione dei veicoli aziendali?
Partiamo dalle motivazioni che potrebbero indurre un imprenditore a tenere d’occhio gli spostamenti dei propri dipendenti a bordo delle auto aziendali e durante gli orari lavorativi.
- Per monitorare un eventuale servizio di trasporto merci o persone
- Per tenere sotto controllo i tempi dedicati a ogni attività. Verificando i tempi di percorrenza e le rotte dei veicoli sarà più facile controllare se le attività lavorative sono state eseguite nel rispetto dei tempi concordati, ma anche se le modalità con cui vengono utilizzati i mezzi di trasporto comportino o meno costi aggiuntivi per l’azienda o mettano a rischio la sicurezza di veicoli e conducenti
- Per garantire la sicurezza del dipendente, delle merci trasportate o dei mezzi di cui i dipendenti sono responsabili
- Per monitorare i tempi di consegna. Senza questi sistemi di localizzazione, difficilmente i tempi di consegna verranno rispettati. Inoltre, in assenza dei dettagli relativi alle tempistiche, diventa molto più difficile gestire gli eventuali reclami presentati dai clienti. L’assenza di un sistema di controllo della flotta adeguato può provocare grossi problemi di gestione e costi più elevati
- Per massimizzare la produttività e far sì che i propri dipendenti impieghino gli orari di lavoro come stabilito dagli accordi
- Per garantire un supporto logistico alla flotta. Per quanto il responsabile della flotta possa essere preparato, gli è impossibile gestire la flotta avendo traccia dei tragitti storici, delle scadenze e di tutti gli altri promemoria, senza poter disporre di un software per la localizzazione dei veicoli aziendali
Geolocalizzazione dei veicoli aziendali: cosa dice la legge?
Diritti del datore di lavoro
1. Cosa dice il GPDR (regolamento generale sulla protezione dei dati)? È possibile geolocalizzare un’auto aziendale? Partiamo da alcuni aspetti fondamentali. La rilevazione della posizione esatta del lavoratore tramite GPS durante l’orario di lavoro viene classificata dalla legge come trattamento dei dati personali. Pertanto, il datore di lavoro diventa automaticamente il titolare di tale trattamento. Ciò ha riflessi evidenti in termini di tutela della privacy, le cui norme vanno sempre rispettate. Il discorso cambia per gli strumenti impiegati dal lavoratore per compiere la propria prestazione lavorativa, ovvero PC, smartphone, tablet, etc. In questo caso, la legge non lascia spazio ad alcun dubbio o fraintendimento: essi possono essere sottoposti a controlli da parte dell’azienda; inoltre, le regole in materia non impongono la presenza di un accordo con i sindacati o un’autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro. Ad esempio, il datore di lavoro può tranquillamente sottoporre a controllo gli smartphone dei dipendenti, consegnati loro per svolgere la prestazione lavorativa. Lo stesso datore di lavoro ha anche il diritto di effettuare controlli sulle mail presenti nell’account aziendale gestito dal dipendente. In questi casi, la finalità è verificare il rispetto, da parte del lavoratore, degli obblighi di buona fede, obbedienza e diligenza. Dopo tali doverose premesse, è possibile rispondere al quesito cui abbiamo fatto cenno in apertura: la legge consente di geolocalizzare un’auto aziendale? I datori di lavoro che intendono installare un localizzatore GPS sulle auto aziendali utilizzate dai propri dipendenti, devono prima raggiungere un accordo con i sindacati di categoria oppure, in assenza di accordo, ottenere il benestare dell’Ispettorato del lavoro. La regola generale è questa, sebbene esistano delle eccezioni. In buona sostanza, la risposta cambia in relazione ai motivi alla base dell’installazione del dispositivo. Come indicato da una circolare rilasciata dall’Ispettorato del lavoro:
- se il GPS non è usato per il monitoraggio della prestazione lavorativa, ma per altre necessità (organizzative, produttive o relative alla sicurezza), si rende necessaria un’autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro o un accordo con il sindacato
- se il dispositivo è utile al compimento dell’attività lavorativa le cose si semplificano, poiché non occorre nessun accordo preliminare. E la ragione è molto semplice: si tratta di strumenti utilizzati dal dipendente per portare a termine la prestazione stessa
2. È possibile geolocalizzare i veicoli senza informare i dipendenti (GPS spy tracker)? In questo caso, la risposta è molto più semplice. Il Garante della Privacy stabilisce che tutti i conducenti che lavorano per l’azienda vengano preventivamente informati circa la presenza del dispositivo GPS sui veicoli in uso. In buona sostanza, il datore di lavoro è tenuto a fornire ai propri dipendenti la cosiddetta « informativa sulla privacy », che indica chiaramente i nominativi dei responsabili e del titolare del trattamento, i dati raccolti e le modalità di conservazione degli stessi. L’intera attività di monitoraggio e uso dei dati deve, inoltre, compiersi nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nel Codice della Privacy.
3. Quali sono le sanzioni per il datore di lavoro che non rispetta le norme in vigore? In generale, i dati rilevati tramite il dispositivo GPS devono essere trattati secondo i principi stabiliti dal Regolamento UE 2016/679, ovvero correttezza, liceità, trasparenza e minimizzazione. Inoltre, i dati devono essere utilizzati nel rispetto del dipendente, che deve essere informato tramite un’apposita informativa. Eventuali sanzioni a carico del datore di lavoro in caso di mancato rispetto delle regole indicate verranno comminate in base alla gravità della trasgressione.
Diritti dei lavoratori
1. È possibile rifiutare la geolocalizzazione di un veicolo? La risposta è no. Come accennato poc’anzi, ciascun dipendente deve essere informato preventivamente circa la presenza di eventuali dispositivi di geolocalizzazione sui veicoli utilizzati. Tuttavia, di fronte all’oggettiva necessità dell’azienda di controllare i propri mezzi di trasporto da remoto, il legislatore ritiene di consentire tale pratica, a condizione che tale « intrusione » nella sfera privata del dipendente sia limitata alle situazioni di necessità ed eseguita secondo le modalità indicate dalla legge. Inoltre, bisogna tenere presente il fatto che i dispositivi di geolocalizzazione non servono a tracciare il personale, ma la loro funzione è limitata al monitoraggio dei veicoli.
2. Come disattivare la geolocalizzazione di un veicolo? Tutto ciò che bisogna fare è scollegare la batteria dal tracker GPS. Un’alternativa utile è installare un disturbatore specifico in grado di bloccare il segnale GPS. Ricordiamo, tuttavia, che si tratta di una pratica illegale, severamente punita dalla legge e che può consentire al datore di lavoro di procedere al licenziamento del dipendente.
